Febrero 2020 nos ofrecerá la primera gran cita de la transformación digital de nuestras administraciones públicas, en el gran foro del II Congreso de Archivo y Documento Electrónico – cnADe. Tendrá lugar en Leganés (Madrid) los días 4 y 5 de febrero, organizado por Club de Innovación y el Ayuntamiento de Leganés.
¿Están las administraciones públicas preparadas para el gran cambio de todo electrónico que la ley ha fijado en el próximo mes de octubre? La realidad es que en su mayoría no, pero los responsables públicos de las instituciones más innovadoras están trabajando con los medios de que disponen para cumplir en todo lo posible en plazo y forma con la normativa.
Para conocer el estado del arte y las soluciones que ya están aplicando estas administraciones y las propuestas de las empresas proveedoras, el Congreso, a través de las mesas de debate, ponencias y talleres, hará un repaso de todo lo que afecta a esta transformación.
Tras varios aplazamientos, en octubre de 2020 entran en vigor en plenitud las leyes de administración electrónica, que imponen un funcionamiento totalmente sin papeles en todas nuestras administraciones públicas.
El documento, que ha sido tradicionalmente en papel, y seguía un complejo recorrido de procedimiento legal antes de terminar en el archivo: expedición, incorporación al expediente junto con el resto de documentos, el proceso de análisis, evaluación y respuesta, la toma de decisiones, la firma por los responsables y la comunicación y cierre de expedientes, etc.
Pues bien, ahora todo el proceso del documento ha de ser electrónico en todas sus fases, y el archivo debe estar presente desde el mismo momento de la captura inicial del documento electrónico.
La administración electrónica es multidisciplinar, y el análisis de la situación ha de partir de la figura del responsable público de los procedimientos y del archivo, junto a todos los demás actores que participan en unas administraciones públicas digitalizadas.
Esos mismos actores también deben tener en cuenta los cambios en los requerimientos de formación y habilidades técnicas que imponen las nuevas tecnologías, contemplando además la implementación de las nuevas normativas.
En el Congreso se analizará ese perfil en transformación y su futuro, donde estamos, a dónde vamos y cuál es el horizonte final de transformación digital y administración electrónica plena.
El proceso de la vida del documento y del expediente será la siguiente gran materia de debate, desde el mismo momento de la captura del documento y teniendo en cuenta las diferentes herramientas, gestores documentales, plataformas y servicios disponibles y necesarios en las diferentes administraciones.
En ese proceso se han de contemplar las infraestructuras necesarias, la seguridad e interoperabilidad de la información y los datos, su tratamiento.También se apuntarán las tecnologías disruptivas emergentes aplicables a documentos, procesos y datos. La disponibilidad de la información, la transparencia, los nuevos servicios. Y finalmente la preservación y gestión del documento electrónico. El reto del Archivo único electrónico será también protagonista en el cnADe.
Para aportar experiencias y prepuestas en el Congreso se contará con la participación de expertos de todos los niveles de las administraciones, desde el Ministerio de Cultura o la Secretaría General de Administración Digital, pasando por instituciones públicas de referencia en el tratamiento de documentos y archivos y entidades locales, provinciales y autonómicas, así como de la academia y de la empresa y el apoyo de Federaciones de Municipios como la FEMP y en esta edición la FAMP.
Nuevamente las Asociaciones profesionales tendrán mucho que decir en la nueva gobernanza del archivo y el documento electrónico.
El II Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico tendrá lugar nuevamente en el Centro Cívico José Saramago de Leganés que reunirá a más de medio millar de responsables en la materia, de más de doscientas instituciones, supondrá un impulso necesario para desterrar el tópico del «vuelva usted mañana» y empezar una nueva etapa donde los digital será ya en 2020 una realidad.