La gestión documental y los archivos públicos aceleran su transformación

El documento electrónico y el archivo, a debate en el Congreso “cnADe”.

La Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público​, ambas de 1 de octubre, vienen a configurar un escenario en el que la tramitación electrónica debe constituir la actuación habitual de las Administraciones en sus múltiples vertientes de gestión interna, de relación con los ciudadanos y de relación de aquellas entre sí.

​A partir del 2 de octubre de 2018 no se diferenciará entre administración y administración electrónica ya que todo ha de ser digital. Documentos, expedientes y procedimientos han de estar diseñados y puestos a disposición de los ciudadanos de forma electrónica. La administración sin papeles empezará a ser un reto por fin en vías de superación, al establecerse que​ “los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos​”​ y que ​”​los documentos administrativos se emitirán igualmente por escrito a través de medios electrónicos​”​​ y además, la Ley 40/2015​,​ establece que las AA.PP. se relacionarán entre sí y con sus órganos a través de medios electrónicos.​

El día 2 de octubre de 2018 las Administraciones Públicas deberán disponer de un Archivo Único Electrónico.

La revolución de las organizaciones y de sus formas de trabajar está servida.​ Desde la Administración General del Estado con su Plan de Transformación Digital se ha trabajado a fondo en aportar soluciones y plataformas de servicios que más allá de empezar a resolver las necesidades de la propia administración central, se han abierto para que todas las administraciones autonómicas y locales puedan aprovecharlas.

El ciudadano será el gran beneficiario de esta transformación. La sociedad está hoy digitalizada en mayor medida que lo esta su administración, el equilibrio se alcanzará asegurando los derechos digitales de los ciudadanos, con nuevas formas de acceso y nuevos servicios con los que se atenderán mejor los principios de eficacia y eficiencia, ahorrando costes a ciudadanos y empresas. La Transparencia será una de las grandes beneficiadas de esta revolución.

El Archivo será ahora protagonista en este cambio. La Ley 39/2015 establece que el día 2 de octubre de 2018, como máximo, las distintas Administraciones Públicas deberán disponer de un Archivo Único Electrónico.

Por todo ello el debate entre los actores de este proceso, los responsables de las administraciones, de la gestión documental y de los archivos, es oportuno y urgente. Será en el “I Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico”, en acrónimo “cnADe” y en Leganés (Madrid) donde se debatirá sobre:

  • Todas las implicaciones del proceso
  • El cambio organizativo
  • La naturaleza y configuración del documento, del dato, del procedimiento y del expediente
  • La seguridad de los datos
  • La custodia e identificación
  • La utilización de los servicios compartidos
  • La interoperabilidad
  • La transparencia
  • La formación de los expertos
  • La estrecha relación del archivo con el origen del documento, su gestión, conservación y accesibilidad

En este proceso de transformación las empresas proveedoras de servicios tienen una responsabilidad y un papel trascendental para hacer posible el cambio en tiempo y forma adaptando sus servicios e incorporando las exigencias del nuevo marco regulatorio, aplicando las tecnologías más adecuadas y acompañando en el proceso a sus administraciones clientes. Son empresas como esPúblico/Gestiona, Aytos Berger-Levrault, T-Systems, Ambiser, Audifilm, Brother, 4Tic, Códice, eCityclic, Ingenia, Odilo y Vidsigner las que están detrás de esta necesaria y deseada transformación que supondrá un gran beneficio para todos los ciudadanos.

El Congreso “cnADe” reunirá medio millar de expertos de todos los niveles de las administraciones y de toda la geografía en el Centro Cultural José Saramago de Leganés, muy cerca de Madrid, con la participación de más de medio centenar de ponentes  que podrán a disposición de los asistentes su experiencia en numerosas mesas de debate, talleres, comunicaciones y ponencias a lo largo de dos días de intenso trabajo.