Éxito de acogida del I Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico en Leganés

El I Congreso Nacional de Archivo y Documento electrónico ha concluido tras registrar una gran acogida. El éxito de programa ha congregado a cerca de 600 asistentes en el Centro Cívico José Saramago de Leganés. Santiago Llorente, Alcalde del municipio, Severiano Hernández, representante del MECD, y José María Nogales, procedente del Ayuntamiento de Alcalá de Henares, pusieron el broche de oro a esta primera edición del cnADe.

José Ramón Cruz, representante de la Universidad Carlos III de Madrid, abrió la segunda jornada en el Auditorio. El ponente comenzó su ponencia hablando sobre el ciclo de vida de los documentos refiriéndose al “ecosistema”, título de su ponencia. Cruz partió de una serie de constataciones en las que “el archivo es más que técnica” y “un proyecto colaborativo”.  Pero ¿por qué esta gestión de documentos es disruptiva? “Porque el archivo es una parte indisoluble de la gestión organizacional y, por ende, de las organizaciones”, aseguró.

Adolfo Royo, representante del Ayuntamiento de Alcobendas, moderó la mesa sobre la generación, gestión y archivo en la que participaron Carmen Cubero, representante del Ayuntamiento de Parla, y Paula Rodríguez, en representación de Consiliaria Consulting SL.

Adolfo Royo moderó la mesa “Colaboración y vida de procedimiento: generación, gestión y archivo”.

Adolfo Royo comentó en su ponencia la evolución normativa de la administración electrónica. En su opinión “la ley 39 supone un reto para la administración local y estamos en una situación en la que no hay una prioridad en este sentido ya que nos hemos centrado más en dar servicio”. “Casi todos los ayuntamientos tienen unos equipos y software antiguos y sobre esto tenemos que montar la administración electrónica lo que es bastante complicado”, aseguró. Pero no sólo ésta es una de las barreras a la hora de afrontar la ley 39 ya que el cambio organizativo necesita entre otras cosas colaboración de distintos actores: liderazgo político, responsables TIC, responsables de calidad y mejora de procedimientos, etc.

Por su parte, Carmen Cubero explicó la forma en que han organizado el proceso de cambio en el Ayuntamiento de Parla. “Nos hemos encontrado con una plantilla con una media de 51/52 años que tiene una dinámica con medio al cambio. Por esto, hay que hacerles partícipes de que se trata de un proyecto que mejora la propia administración y que los ciudadanos nos lo están demandando” Pero además de esto, dentro de este proceso se han encontrado procedimientos muy largos que hay que simplificar y redefinir, formularios con muchos tecnicismos que no llegan al ciudadano, etc…

El salón de plenos acogió mesas redondas de expertos y ponencias de empresas patrocinadoras.

Por su parte, Paula Rodríguez, habló de la ventaja que tienen las empresas en este sentido ya que al trabajar con muchos clientes tienen varias perspectivas. “Existen fórmulas estratégicas para no sufrir tanto en este proceso de cambio”, afirmó. “La aproximación a la administración electrónica va a depender y mucho de vuestra plataforma tecnológica”, concluyó.

La infraestructura tecnológica, los apoyos TI y la necesaria planificación estratégica fueron protagonistas del diálogo entre Víctor Manuel Solla, representante del Principado de Asturias, y Sergio Caballero, representante del Ayuntamiento de Alcobendas.

Pero además de estar al frente de la tecnología, “hay que establecer planes de contingencia y seguridad para que ciertas cosas, al menos las fundamentales, se sepan seguir realizando sin la tecnología”, aseguró Sergio. Es en este plano en el que entran los esquemas ENI y ENS.

Para Víctor, hoy en día, ninguna organización puede dar la espalda a la realidad como ya ocurrió con la Ley 11/2007. “Estamos en una “megápolis digital” en la que nadie puede permitirse el lujo de esconder la cabeza y no ver lo que está pasando”.

Judith Flórez, representante de la FEMP, moderó la mesa sobre el acceso al dato, transparencia y regulación. Melania Álvarez, representante del Gobierno de Asturias, Enrique Orduña, representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, y Miguel Ángel Blanes, en representación de la Comunidad Valenciana, formaron parte de la misma.

Y así, mientras Melania Álvarez abordó el diagnóstico, el marco regulatorio y las dificultades a  las que se ha enfrentado su corporación, Miguel Ángel se centró en el tiempo de acceso al dato y en la baja participación.

Por su parte, Sonia Crespo, representante del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, presentó su ponencia sobre el Archivo Único Electrónico bajo un título muy conocido ¿cueces o enriqueces? Y así y de una forma muy gráfica expuso su posición respecto a este tema.

Esta misma línea siguió la última mesa del Congreso. Moderada por Virginia Moreno, representante del Ayuntamiento de Leganés, contó con la presencia de Gerardo Bustos, representante del MINHAFP, Severiano Hernández, representante del MECD, y Francisco Fernández, en representación de ACAL.

Para Virgina Moreno se están cometiendo dos errores. Por un lado, “la obsesión de sacar al archivo de transformación digital hablando como un término independiente” y por otro, “considerar que yo tengo que hacer una herramienta para el archivo”. “Tengo que tener claro el concepto de archivo electrónico dejando ‘único’ de lado. Pero no puedo definir un archivo electrónico en base a una herramienta”, aseguró.

Antes de cerrar el congreso, se entregó el premio a Sonia Crespo, archivera del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, que fue elegida entre todos los asistentes como la persona más representativa de este sector.  A continuación, el auditorio asistió al vídeo de “Leganés, tu ciudad”.

Para terminar, el acto de clausura fue llevado a cabo por Santiago Llorente, alcalde de Leganés, Severiano Hernández, representante del MECD y José María Nogales, representante de ANABAD.

La FEMP, INAP, CERES, Diputación de Castellón, Comunidad de Madrid, Gobierno de Asturias, MINHAFP, Seguridad Social, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, el Ayuntamiento de Leganés y las universidad Rey Juan Carlos y de Extremadura  así como como Odilo, Kodak Alaris y GAdE Digital estuvieron presentes en el Salón de Plenos.

Por su parte, la Sala de Estudio acogió las comunicaciones de RTVE, Berger-Levrault España, Bilbomática, IECISA y Ayuntamiento de Leganés.

Sonia Crespo, I Premio cnADe 2018.